Polityka prywatności
tollrefunds.lv | SIA Baltic Tolls | Wersja: 10 listopada 2026 r.
1. Administrator i dane kontaktowe
Niniejsza Polityka prywatności wyjaśnia, w jaki sposób SIA „Baltic Tolls” (numer rejestrowy 40203046250; adres siedziby: Lielirbes iela 17A–7, Riga, LV-1046, Łotwa; dalej: „my”) przetwarza dane osobowe w związku z serwisem tollrefunds.lv oraz zgłaszaniem i obsługą roszczeń o zwrot opłat drogowych.
W sprawach dotyczących prywatności prosimy o kontakt pod adresem info@tollrefunds.lv. Możemy również korzystać z adresów e-mail w domenie @smsvinjetes.lv, które są obsługiwane przez Baltic Tolls. Adresy te nie oznaczają odrębnego administratora.
2. Kategorie danych osobowych
W zależności od zgłoszenia i przekazanych dokumentów możemy przetwarzać imię i nazwisko, stanowisko, służbowy adres e-mail i numer telefonu przedstawiciela firmy; dane identyfikacyjne i kontaktowe firmy; informacje o pojazdach, trasach, płatnościach opłat drogowych, fakturach i roszczeniach; korespondencję, załączniki i dokumenty upoważniające; a także informacje techniczne dotyczące korzystania ze strony internetowej.
Przekazane dokumenty mogą zawierać dane dotyczące kierowców lub innych osób. Prosimy przekazywać wyłącznie informacje niezbędne do oceny roszczenia, a niezwiązane z nim dane osobowe w miarę możliwości zaczerniać.
Informacje o firmie same w sobie nie są danymi osobowymi, natomiast są nimi informacje dotyczące możliwej do zidentyfikowania osoby fizycznej.
3. Źródła danych
Dane otrzymujemy bezpośrednio od Państwa za pośrednictwem formularzy zgłoszeniowych na stronie internetowej, korespondencji e-mail oraz dokumentów. Możemy je również otrzymywać od Państwa pracodawcy lub reprezentowanej firmy, jej upoważnionych przedstawicieli oraz naszych partnerów prawnych, jeżeli jest to istotne dla obsługi roszczenia. Informacje techniczne mogą być zbierane podczas odwiedzin na stronie internetowej.
4. Cele i podstawy prawne
Wykorzystujemy dane osobowe w celu przyjmowania i oceny zgłoszeń, komunikacji oraz obsługi roszczeń, a w stosownych przypadkach w celu podjęcia działań przed zawarciem umowy lub wykonania umowy z osobą, której dane dotyczą (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Jeżeli osoba fizyczna działa w imieniu klienta biznesowego, naszą podstawą są zazwyczaj prawnie uzasadnione interesy nasze i klienta polegające na komunikacji biznesowej, ocenie roszczeń i zarządzaniu relacją handlową (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Przetwarzamy dane w celu wypełnienia wymogów rachunkowych, podatkowych i innych obowiązków ustawowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) oraz w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń na podstawie prawnie uzasadnionych interesów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
W przypadku plików cookie lub podobnych technologii śledzących służących analityce i reklamie, które nie są niezbędne, opieramy się na zgodzie, jeżeli jest ona wymagana (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Marketing bezpośredni prowadzimy wyłącznie wtedy, gdy zezwalają na to obowiązujące przepisy, i uzyskujemy uprzednią zgodę, jeżeli jest ona wymagana.
5. Odbiorcy i partnerzy prawni
Jeżeli jest to konieczne do oceny, przygotowania, złożenia i obsługi roszczeń o zwrot opłat drogowych, możemy udostępniać odpowiednie dane partnerom prawnym mającym siedzibę w innych państwach UE, kancelariom prawnym, podmiotom obsługującym roszczenia oraz dostawcom usług informatycznych, hostingowych, poczty elektronicznej i innych usług. Możemy ujawniać dane właściwym organom, jeżeli wymagają tego przepisy prawa.
W zależności od faktycznych ustaleń i decyzji dotyczących wykorzystania danych partner prawny może działać jako odrębny administrator albo jako podmiot przetwarzający. Odpowiednie role i obowiązki określają obowiązujące przepisy prawa oraz ustalenia umowne.
6. Przekazywanie danych poza EOG
Udostępnienie danych partnerowi prawnemu w innym państwie UE nie stanowi samo w sobie przekazania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG). Niektórzy dostawcy usług informatycznych, analitycznych lub reklamowych mogą jednak przetwarzać dane osobowe poza EOG. W takim przypadku stosujemy odpowiedni mechanizm przekazywania, taki jak decyzja Komisji Europejskiej stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne, w razie potrzeby wraz z dodatkowymi środkami. Informacje o zastosowanych zabezpieczeniach można uzyskać od nas na żądanie.
7. Okresy przechowywania
Przechowujemy dane osobowe wyłącznie tak długo, jak jest to niezbędne do realizacji danego celu. Dokumentację zgłoszeń i roszczeń przechowujemy przez czas trwania roszczenia i relacji, a następnie tak długo, jak jest to racjonalnie konieczne w związku z ewentualnymi roszczeniami, sporami i obowiązkami prawnymi. Dokumentację księgową przechowujemy przez okresy określone w obowiązujących przepisach.
Jeżeli zgłoszenie nie jest kontynuowane, usuwamy lub anonimizujemy informacje, gdy ustanie uzasadniona podstawa ich przechowywania. Konkretne okresy zależą od rodzaju dokumentu, obowiązujących przepisów i terminów przedawnienia. Okresy przechowywania plików cookie są określone w ustawieniach plików cookie lub w odrębnej informacji.
8. Pliki cookie, Google Analytics i technologie Meta
Możemy stosować niezbędne pliki cookie oraz, po ich wdrożeniu, Google Analytics 4, Google Ads, Meta Pixel (Facebook/Instagram) i inne technologie analityczne, służące do pomiaru konwersji lub marketingowe. Lista ta opisuje potencjalne narzędzia i nie oznacza, że wszystkie są obecnie aktywne.
W zależności od technologii przetwarzane informacje mogą obejmować adresy IP, identyfikatory plików cookie i urządzeń, cechy przeglądarki i urządzenia, wyświetlone strony, zdarzenia interakcji, źródła odesłań oraz informacje o konwersjach. Niezbędne pliki cookie mogą być stosowane bez zgody, jeżeli zezwalają na to przepisy. Analityczne, reklamowe i inne technologie śledzące, które nie są niezbędne i wymagają zgody, nie zostaną aktywowane przed jej uzyskaniem.
Użytkownicy mogą odrzucić pliki cookie, które nie są niezbędne, a później wycofać zgodę równie łatwo, jak ją wyrazili. Przed aktywowaniem takich narzędzi strona internetowa musi zapewnić odpowiedni mechanizm zarządzania zgodami oraz aktualne informacje o faktycznie stosowanych plikach cookie, dostawcach, celach i okresach przechowywania.
9. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do ryzyka, w tym ograniczenia dostępu, zarządzanie uprawnieniami dostępu oraz należytą staranność przy wyborze dostawców usług. Żaden system przesyłania ani przechowywania danych nie może zapewnić absolutnego bezpieczeństwa.
10. Państwa prawa
Na warunkach określonych w RODO mogą Państwo żądać dostępu do swoich danych, ich sprostowania lub usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych, a także wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionych interesach.
Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, mogą Państwo w dowolnym momencie wycofać zgodę bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano przed jej wycofaniem.
Aby skorzystać ze swoich praw, prosimy o wiadomość na adres info@tollrefunds.lv. Możemy poprosić o informacje niezbędne do potwierdzenia Państwa tożsamości.
Przysługuje Państwu również prawo wniesienia skargi do łotewskiego organu nadzorczego – Państwowej Inspekcji Danych (Datu valsts inspekcija, www.dvi.gov.lv).
11. Zautomatyzowane decyzje i wymagane informacje
Nie przewidujemy podejmowania decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, wywołujących wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływających. Dane kontaktowe i dokumenty potrzebne do oceny roszczenia mogą być niezbędne do świadczenia usługi; bez nich możemy nie być w stanie ocenić zgłoszenia ani nadać mu dalszego biegu.
12. Zmiany niniejszej polityki
Możemy aktualizować niniejszą politykę, gdy zmienią się nasze czynności przetwarzania, stosowane technologie lub wymogi prawne. Aktualna wersja jest publikowana w serwisie tollrefunds.lv. W przypadku istotnych zmian poinformujemy o nich w odpowiedni sposób.